Jednym z najczęstszych i najtrudniejszych pytań, przed jakimi stają menedżerowie i kadra kierownicza, jest: “Jak możemy zoptymalizować koszty w naszej firmie?”. W tym artykule przyjrzymy się temu, jak napędzać zmiany w firmie. Omówimy, jak ogarnąć automatyzację, zidentyfikować nadmiernie zaopatrzone zasoby oraz napędzić wewnętrzne wzmocnienie produktywności i efektywności. Kluczem do udanej optymalizacji kosztów jest zrozumienie biznesu i zbudowanie zaufania wśród interesariuszy.
Embrace automation
Chociaż słowo “automatyzacja” może wywoływać obrazy robotów ninja, dzisiejsze użycie tego terminu odnosi się do szerokiej gamy procesów, które można zautomatyzować. Oprócz zmniejszenia kosztów pracy, automatyzacja może poprawić wydajność i obniżyć poziom stresu u pracowników. I chociaż istnieją pewne minusy przyjęcia automatyzacji, te zalety sprawiają, że jest to doskonała decyzja dla Twojej firmy.
Automatyzacja tych samych powtarzalnych procesów może zmniejszyć liczbę godzin, które pracownicy spędzają nad danym zadaniem. Automatyzacja może zmniejszyć potrzebę zatrudniania dodatkowych pracowników, tworzenia nowych ról i zapewnienia możliwości szkolenia dla obecnych pracowników. Związane z tym oszczędności kosztów zależą od tego, ile procesów ręcznych można przekształcić. Oczywiście, im więcej procesów ręcznych zostanie zautomatyzowanych, tym większy będzie zwrot kosztów. Jeśli jednak niektóre procesy znajdują się na granicy automatyzacji, mogą nie być gotowe.
Obsługa klienta jest integralną częścią doświadczenia klienta w firmie. Jednak zadania związane z zarządzaniem zgłoszeniami klientów mogą być złożone i wielowarstwowe. Automatyzacja może znacznie usprawnić procesy obsługi klienta. Główną korzyścią z automatyzacji jest ekstrakcja danych. Proces ten pochłania cenny czas pracowników, który można wykorzystać na ważniejsze zadania. Z pomocą automatyzacji firmy mogą wydobyć informacje z bazy danych klientów i poprawić jakość obsługi klienta.
Wiele procesów można zautomatyzować. Jeśli istnieje bezproduktywne zadanie ręczne, które wymaga dużej ilości godzin pracy, może być dobrym kandydatem do automatyzacji. Te godziny mogą być wykorzystane do poprawy doświadczenia klienta lub poprawy jakości produktu. Złożone procesy mogą zająć więcej czasu, aby zautomatyzować, więc zacznij małe i budować stamtąd. Korzyści są wykładnicze. A potencjał zysków firmy może w rezultacie gwałtownie wzrosnąć.
Zachęcaj pracowników do znalezienia bardziej efektywnych sposobów pracy
Zarządzanie kosztami może być kosztownym przedsięwzięciem, ale możesz również zachęcić pracowników do znalezienia bardziej efektywnych sposobów pracy w Twojej firmie. Zaangażowany pracownik wykonuje swoją pracę, utrzymuje pozytywne środowisko pracy i nadaje pozytywny ton reszcie personelu. Zmotywowani pracownicy są bardziej wydajni i efektywni, co z kolei poprawia produktywność i zwiększa zyski. Poniżej przedstawiamy kilka sposobów na zachęcenie pracowników do wydajniejszej pracy w Twojej firmie.
Zwiększenie efektywności pracowników jest możliwe, ale wymaga czasu. Pracownicy powinni otrzymywać konstruktywną krytykę z sugestiami poprawy. Zachęca to do stworzenia otwartego środowiska komunikacji. Zachęty i nagrody to kolejny świetny sposób na zachęcenie pracowników do wydajnej pracy. Dawanie zachęt pracownikom osiągającym najlepsze wyniki może zwiększyć ich motywację i poprawić zaangażowanie, co jest kluczowe dla napędzania efektywności. Pracownicy, którzy są nagradzani za swoje wysiłki, poczują się docenieni, co jest ważne dla zaangażowania pracowników. Dodatkowo, daje to pracownikom powód do lepszej pracy, gdy są nagradzani.
Identyfikacja nadmiernie dostarczonych zasobów
Jednym z największych problemów z nadmiernym dostarczaniem infrastruktury jest mentalność, którą organizacje wciąż przenoszą z ery on-premises. Wydatki związane z chmurą, choć należą do działu operacyjnego IT, są nadal postrzegane przez zespoły IT jako wydatki kapitałowe. W rzeczywistości, w wielu przypadkach, organizacje mogą nie zdawać sobie sprawy, że te zasoby nie są w ogóle potrzebne. Dlatego organizacje muszą ocenić nadmierną alokację zasobów i zlikwidować je, gdy nie są już potrzebne.
Działy IT muszą dostosować swoje zasoby do zapotrzebowania na ich usługi. Dostosowanie zasobów do popytu zmniejsza ryzyko i koszty oraz poprawia jakość usług. Proces ten może generować znaczne oszczędności. Oto kilka sposobów na optymalizację kosztów chmury w Twojej firmie. I pamiętaj, że nadmierne dostarczanie zasobów nie jest jedynym sposobem na obniżenie kosztów. Wykorzystanie tagowania do identyfikacji nadmiarowych zasobów pomoże Ci podjąć bardziej świadome decyzje o tym, które zasoby są nadmiarowe.
Napęd wewnętrznego wzmocnienia efektywności i produktywności
Nieefektywne procesy mogą spowodować, że wydatki firmy wymkną się spod kontroli. Aby tego uniknąć, należy wdrożyć sprawdzone taktyki, które osadzą nowe procesy głęboko w DNA firmy. Taktyki te obejmują benchmarking w stosunku do konkurencji i badanie procesów pod kątem ich usprawnienia. Można je również wdrożyć do procesów zatrudniania w firmie i systemów motywacyjnych, aby zachęcić do przedkładania jakości nad ilość. Poniżej wymieniono kilka sposobów na wewnętrzne wzmocnienie efektywności i produktywności w celu optymalizacji kosztów w firmie.
Skup się na kosztach niekrytycznych
Przy niepewności ciążącej większości firm, optymalizacja kosztów jest koniecznością. Wydatki G&A nie są tu wyjątkiem. Jeśli firmy nie zaplanują przyszłych potrzeb, będą znajdować się w tak samo niepewnej sytuacji jak obecnie. Teraz jest czas na zaplanowanie działań mających na celu obniżenie kosztów. Nie ma czasu na czekanie, aż nadejdzie ożywienie. Kluczowe jest podjęcie natychmiastowych działań w celu zmniejszenia kosztów G&A i uczynienia przyszłych planów bardziej efektywnymi.
Podobne tematy
