Jak przygotować się na kryzys w firmie? Jest kilka rzeczy, które możesz zrobić z wyprzedzeniem, aby zapewnić sukces swojej organizacji. Na przykład powinieneś wcześniej zaplanować budżet, zatrudnić zespół menedżerów kryzysowych i delegować kluczowe obowiązki. Jest to szczególnie ważne, jeśli Twoja firma prowadzi operację na dużą skalę, ponieważ prawdopodobnie będziesz musiał koordynować wiele funkcji. Po określeniu wszystkich opcji, należy zdecydować, ile czasu zajmie rozwiązanie kryzysu i kto będzie zaangażowany.
Planowanie z wyprzedzeniem
Zespołowi odpowiedzialnemu za planowanie z wyprzedzeniem kryzysu w firmie przewodzi starszy kierownik lub wojskowy szef sztabu. W skład tego zespołu wchodzą członkowie z łańcucha dostaw, marketingu i sprzedaży oraz zespołów specjalistycznych. Zespół działa w ścisłej pętli interakcji z kierownictwem i dostarcza rekomendacje mające na celu zmniejszenie niepewności. W miarę rozwoju kryzysu zespół powinien zbierać dodatkowe informacje i ponownie ocenić swoje plany, aby poprawić ogólną koordynację i zmniejszyć niepewność.
Zespół planujący musi podsumować swoje obecne założenia finansowe, bieżące inicjatywy i duże wybory strategiczne. Skatalogowanie założeń wykorzystanych do stworzenia planu trzyletniego może zapewnić wgląd w to, co decyduje o wynikach finansowych. Przypisz każdy czynnik do jednego z trzech kubków: dobry, zły i niepewny. Po skompletowaniu tej listy zespół może zastosować analizę wrażliwości, aby określić, które założenia mają największe znaczenie, a które nie powinny.
Nie sposób przecenić znaczenia planowania z wyprzedzeniem na wypadek kryzysu w firmie. Skupiając się na długoterminowych wynikach, firma może wytrzymać kryzys bez szkody dla swojej reputacji lub kursu akcji. Według Henrika Ekelunda, dyrektora generalnego Grupy BTS w Szwecji, “Najważniejsze jest myślenie długoterminowe i patrzenie na wynik.”
Zespół zajmujący się planowaniem powinien przetestować pod kątem stresu obecne wyniki i strategię firmy oraz przełożyć te scenariusze na modelowane wyniki biznesowe. Należy zidentyfikować obszary, w których firma jest najbardziej narażona, a które są odporne. Zespół powinien również obliczyć “przestrzeń” potrzebną do zapewnienia kapitału w najgorszym scenariuszu. Wreszcie, zespół powinien ocenić bieżące inicjatywy strategiczne, aby ustalić, czy powinny być kontynuowane. W przypadku wystąpienia kryzysu, zespół planujący powinien być w stanie zareagować szybko i przy minimalnym ryzyku.
Budżetowanie
W obliczu kryzysu budżety są zazwyczaj bardziej napięte niż zwykle, a podejmowanie decyzji jest coraz bardziej scentralizowane. Tego typu zacieśnianie budżetu odbywa się zazwyczaj poprzez podejście odgórne, przy niewielkim lub żadnym udziale podwładnych. Kiedy podczas kryzysu dochodzi do zacieśnienia budżetu, podwładni są pozbawieni krytycznej okazji do wyjaśnienia swoich ról i obowiązków, a także otrzymują niewiele lub nie otrzymują żadnych bezpośrednich instrukcji od swoich przełożonych. W rezultacie wzrasta poziom niejednoznaczności i konfliktów.
Choć budżetowanie od zera nie jest idealnym rozwiązaniem dla każdej firmy, może być przydatne w niektórych przypadkach. Na przykład Guess, marka odzieżowa, wykorzystała budżetowanie zerowe do cięcia kosztów w pierwszym kwartale 2009 roku, kiedy pandemia była w pełnym rozkwicie. Ale firma rozpoczęła już swój plan cięcia kosztów w cyklu wieloletnim, zanim uderzyła pandemia, i to podejście pozwoliło jej szybko zareagować na nagły spadek sprzedaży.
Stworzenie budżetu opartego na zero pomaga również firmom przygotować się na poważne zakłócenia w działalności. Firmy powinny również opracować mechanizmy wczesnego ostrzegania i model oceny ryzyka. Włączając je do budżetów, firmy mogą lepiej przewidzieć, jaki będzie wpływ kryzysu i jak długo będzie on trwał. Ponadto przedsiębiorstwa powinny opracować plany uwzględniające ich kluczowe zależności, takie jak ryzyko związane z łańcuchem dostaw i produkcją. Powinny również rozważyć wsparcie polityczne w przypadku kryzysu.
Pomimo wysokich wymagań związanych z tak ścisłą kontrolą budżetu, warto pamiętać, że może ona również pomóc pracownikom lepiej radzić sobie ze stresem związanym z ich pracą. Zapewniając kierownikom zrozumienie ich ról, budżety wspomagające pomagają im lepiej sobie radzić i zachować korzyści nawet w ekstremalnych sytuacjach kryzysowych. Pomimo niejednoznaczności opisów ról, ważne jest zachowanie równowagi pomiędzy wyczerpaniem emocjonalnym pracowników a potrzebami biznesu.
Delegowanie
Jeśli Twoja firma stoi w obliczu kryzysu, delegowanie zadań innym osobom może pomóc Ci poradzić sobie z kryzysem, budując jednocześnie zaufanie, lojalność i motywację. Możesz zacząć od skategoryzowania własnych działań, które prawdopodobnie będą należały do zadań rutynowych, ale mimo to powinny być wykonane. Podobnie, określ, które pozycje możesz oddelegować lub odłożyć na później. Następnie przedstaw tę skategoryzowaną listę zaufanym doradcom w celu uzyskania informacji zwrotnej. Następnie wybierz jednego pracownika do wykonania każdego zadania.
W sytuacji kryzysowej delegowanie zadań innym może przynieść korzyści zarówno podwładnemu, jak i menedżerowi. Delegowanie innym może pomóc w rozwijaniu talentów podwładnych i poszerzaniu ich umiejętności. Delegowanie zadań pomaga również budować pulę talentów na wypadek kolejnego kryzysu. Buduje również pewność siebie i motywację pracowników. Jeśli jednak delegujesz zadanie podwładnemu, upewnij się, że posiada on umiejętności i wiedzę, które pozwolą mu odnieść sukces. Nikt nie jest doskonały i nikt nigdy nie odniósł sukcesu w każdym projekcie.
Delegując, zawsze pamiętaj o określeniu, jakich zadań nie najlepiej zostawić pracownikom. Niektóre zadania nie są delegowane, jeśli wymagają Twojej osobistej obecności. Delegowanie zadań o takiej charakterystyce to błąd, który może zająć nawet 3 godziny. Może jednak zaoszczędzić Ci wiele czasu i energii psychicznej. Jest to również niezawodny sposób na zakończenie projektu i zapewnienie umiejętności Twoich podwładnych.
Chociaż zdarzają się sytuacje, w których menedżerowie niechętnie delegują zadania, ponieważ obawiają się, że będzie to nieefektywne wykorzystanie ich czasu, to skuteczne delegowanie pomoże Ci zaoszczędzić energię. Kiedy delegujesz zadania innym, możesz również budować kulturę zaufania i współpracy. Kiedy upoważnisz swoich podwładnych do wzięcia na siebie większej odpowiedzialności, wszyscy będą bardziej produktywni i lojalni. Możesz nawet stworzyć kulturę entuzjazmu, kreatywności i współpracy w całej firmie.
Odzyskanie kontroli nad marką podczas kryzysu
Zarządzanie kryzysem marki może być skomplikowanym procesem, ponieważ istnieje tak wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę. Po pierwsze, kryzys marki może negatywnie wpłynąć na reputację firmy, jej wiarygodność i przychody. Stacey Miller, dyrektor ds. komunikacji w Cision, zwraca uwagę na to, że termin “kryzys” jest zbyt ogólny i obejmuje wiele pułapek i niebezpieczeństw. W tym artykule przedstawia kilka wskazówek dotyczących radzenia sobie z kryzysem, zarówno podczas wydarzenia, jak i po nim.
W czasie kryzysu pracownicy są największymi ambasadorami marki. Upoważniając pracowników w czasie kryzysu, ułatwiasz im przyczynienie się do uzdrowienia firmy i podjęcia działań naprawczych. Przeprowadzenie ogólnofirmowego spotkania z pracownikami za pośrednictwem oprogramowania do webinarów to jeden ze sposobów na wzmocnienie pozycji zespołu i pomoc w radzeniu sobie z mediami. Zastosowanie tej strategii może pomóc w lepszym opanowaniu sytuacji i uzyskaniu kontroli nad marką.
Zrozumienie różnych etapów kryzysu
Dobrym sposobem na przygotowanie się do kryzysu w firmie jest zrozumienie jego trzech faz. Kryzys może wystąpić z różnych powodów, takich jak naruszenie bezpieczeństwa czy utrata klientów lub zysków. Istnieją jednak pewne ogólne etapy, które są rozpoznawalne niezależnie od źródła. Oto ogólny podział każdej fazy. Podczas etapu początkowego firma prawdopodobnie będzie miała negatywny wizerunek lub niepochlebną opcję publiczną. W drugim etapie szkody zostały naprawione i firma może ruszyć do przodu prowadząc udaną odbudowę.
Pierwszy etap to etap przedkryzysowy. Etap ten występuje przed wystąpieniem rzeczywistego kryzysu. Podczas gdy niektóre kryzysy pojawiają się bez ostrzeżenia, inne mają kilka oznak, które mogą być przygotowywane od jakiegoś czasu. Przygotowanie do kryzysu jest kluczowe, aby w miarę możliwości uniknąć kryzysu. Pracownicy, klienci i wyniki finansowe chcą wiedzieć, czy istnieją plany na wypadek kryzysu.
Trzeci etap kryzysu jest znany jako ostry kryzys. W tej fazie reakcja firmy będzie minimalna i skupiona na ograniczeniu szkód. Należy dążyć do reakcji, która przywróci firmę do normalności tak szybko, jak to możliwe, ale nie należy wpadać w panikę ani zamykać się w sobie! Takie reakcje mogą prowadzić do zmarnowania czasu i zasobów, a także tylko pogłębią problem. Kryzys nastąpi szybko, a odpowiedź musi być przygotowana szybko.
Kryzys personalny może wystąpić, gdy prezes firmy zrezygnował z powodu skandalu. Na przykład skandal w WeWork doprowadził do rezygnacji Adama Neumanna z powodu obaw, że przecenił firmę, gdy weszła na giełdę. Innym przykładem jest skandal związany z CrossFit. W skandalu CrossFit, Greg Glassman, dyrektor generalny, rzekomo powiedział na spotkaniu, że nie żałuje śmierci George’a Floyda. Ten CEO ostatecznie zrezygnował po przeproszeniu za swoje uwagi. Ostatecznie kryzys ten może doprowadzić do strat finansowych, jeśli działalność firmy zostanie przerwana lub jeśli stanie ona w obliczu pozwów sądowych.
Podobne tematy
